Herramientas gratuitas para ONGs y asociaciones: todo lo que las grandes tecnológicas regalan (y casi nadie usa)

Las grandes tecnológicas regalan a las entidades sin ánimo de lucro publicidad, software y herramientas de trabajo: Google, Microsoft, Canva, Salesforce o Zoom tienen programas específicos para ONGs y asociaciones. En España, la puerta de entrada habitual es la validación como entidad sin ánimo de lucro en TechSoup, que acredita a la organización ante casi todos estos programas.

La paradoja es que casi nadie los usa. No por falta de interés, sino porque están repartidos en webs distintas, cada uno con sus requisitos, sus formularios y sus renovaciones. Esta página es el inventario: qué regala cada empresa, qué incluye y por dónde se entra. Sin precios inventados y sin letra pequeña escondida: cada programa tiene sus condiciones vigentes y conviene leerlas antes de solicitarlo.

Publicidad donada: anuncios gratis en Google y en Bing

Es el capítulo más valioso y el más desconocido. Los dos grandes buscadores donan publicidad a las entidades sin ánimo de lucro, y para una asociación que vive de que la encuentren —pacientes, socios, donantes, voluntarios— eso vale más que cualquier licencia de software.

Google Ad Grants

Google Ad Grants concede hasta 10.000 dólares al mes en anuncios de búsqueda a entidades sin ánimo de lucro validadas. Los anuncios aparecen en los resultados de Google cuando alguien busca algo relacionado con vuestra causa, y el presupuesto lo pone Google. Tiene requisitos de calidad y de mantenimiento —la cuenta hay que trabajarla, no basta con activarla— y exige una web que cumpla unos mínimos: si la vuestra cojea, empezad por revisar qué necesita de verdad la web de una ONG. Tenemos publicada una guía completa de Google Ad Grants con los requisitos, el proceso de solicitud y los errores que hacen que Google suspenda cuentas.

Publicidad de Microsoft para entidades sociales

Microsoft tiene su propio programa de publicidad donada para organizaciones sin ánimo de lucro en Bing y su red de búsqueda, según las condiciones vigentes del programa. Se solicita mucho menos porque Bing tiene menos cuota de mercado que Google, pero precisamente por eso la competencia publicitaria es menor y el rendimiento de cada anuncio donado puede sorprender. Además, Bing es el buscador que alimenta a varios asistentes de inteligencia artificial, así que aparecer ahí tiene hoy un valor añadido que casi nadie está midiendo.

Ofimática y correo: Google Workspace y Microsoft 365

Pagar el correo y las herramientas de oficina es, para una entidad validada, un gasto evitable. Los dos grandes lo regalan o lo dejan muy rebajado:

• Google Workspace para ONGs: correo con vuestro dominio, Drive, Docs, Calendar y Meet. Gratis en su plan básico para entidades validadas y con grandes descuentos en los planes superiores, según las condiciones vigentes.
• Microsoft 365 para ONGs: correo profesional, Word, Excel, PowerPoint, Teams y OneDrive, con planes gratuitos o con descuento para organizaciones sin ánimo de lucro.

Elegid uno y quedaos con él: migrar el correo de una asociación es un trastorno que no conviene repetir. Si ya usáis Gmail para la entidad, el salto natural es Workspace; si vuestro entorno es Windows y Office, Microsoft 365. Lo importante es dejar de gestionar la asociación desde cuentas personales de correo, que se pierden cada vez que cambia la junta.

Diseño y comunicación: Canva y Adobe Express

Los carteles, las memorias, las publicaciones de redes y los folletos de una asociación salen hoy de dos herramientas, y las dos tienen programa para entidades sociales:

• Canva para ONGs: el plan de pago completo, gratuito para entidades sin ánimo de lucro validadas, con plantillas, kit de marca compartido y trabajo en equipo.
• Adobe Express para ONGs: la alternativa de Adobe, también con condiciones especiales para entidades sociales, pensada para gráficos rápidos, vídeos cortos y material de redes.

Con cualquiera de las dos, una persona voluntaria sin formación en diseño puede sacar material digno. El truco no es la herramienta: es montar una plantilla con vuestros colores y vuestro logotipo una vez, y no volver a empezar de cero con cada cartel.

Recaudación en redes: donaciones sin comisión

Las plataformas sociales también han abierto la mano con las entidades sin ánimo de lucro:

• Herramientas de donación de Meta: los botones y las recaudaciones de Facebook e Instagram permiten a las entidades validadas recibir donaciones sin que la plataforma se quede comisión, de forma que lo donado llega íntegro a la causa, según las condiciones vigentes del programa.
• YouTube para ONGs: el programa para organizaciones sin ánimo de lucro añade funciones específicas al canal, como enlaces destacados para llevar al espectador a la web de la entidad o a su página de donación.

Una advertencia honesta: estas herramientas funcionan cuando ya existe una comunidad. No sustituyen el trabajo de comunicación; lo rematan. Si nadie os sigue, el botón de donar no obra milagros.

Gestión: CRM, equipo y correo masivo

La parte menos vistosa y la que más horas ahorra. Casi todas las herramientas de gestión conocidas tienen plan para entidades sociales:

• Salesforce para ONGs: el CRM más extendido del mundo ofrece licencias gratuitas a entidades sin ánimo de lucro para gestionar socios, donantes y casos. Es potente y, precisamente por eso, pide que alguien lo configure con cabeza.
• Slack: descuentos y planes especiales para ONGs en su herramienta de mensajería de equipos, útil si coordináis voluntariado repartido por distintas ciudades.
• Notion: condiciones especiales para entidades sociales en su espacio de trabajo todo en uno: actas, procedimientos, calendario editorial.
• Mailchimp: descuento para ONGs en su plataforma de boletines por correo, la vía más asequible de mantener viva la relación con socios y donantes.
• Zoom: planes con descuento para entidades sociales, para juntas, asambleas y atención a distancia.

Consejo de trinchera: no lo pidáis todo a la vez. Cada herramienta adoptada es una herramienta que alguien tiene que mantener. Empezad por la que resuelve un problema que ya tenéis, no por la que suena mejor.

TechSoup España: la puerta de casi todo

TechSoup es la organización que las tecnológicas usan para no tener que verificar ellas mismas a cada entidad del mundo. Funciona como un notario: os registráis una vez, acreditáis que sois una entidad sin ánimo de lucro real —estatutos, inscripción en el registro correspondiente, NIF de la entidad— y TechSoup emite una validación que Google, Microsoft, Canva, Adobe o Salesforce aceptan como prueba.

¿Quién puede validarse? En términos generales, entidades sin ánimo de lucro legalmente constituidas en España: asociaciones inscritas en el registro correspondiente, fundaciones y otras figuras similares. Cada programa aplica después sus propios matices —alguno excluye determinados tipos de organización o de actividad—, por eso conviene leer las condiciones vigentes de cada uno antes de dar nada por hecho.

El proceso, a grandes rasgos:

• Registro en TechSoup España con los datos legales de la entidad.
• Envío de la documentación que acredita la condición de entidad sin ánimo de lucro.
• Revisión y validación por parte de TechSoup, que puede tardar días o semanas según el caso.
• Con la validación emitida, solicitud de cada programa —Ad Grants, Workspace, Canva…— en la web de cada empresa, adjuntando esa acreditación.

Aquí muere la mayoría de los intentos. No en la validación en sí, que es asumible, sino en el paso siguiente: cada programa tiene después su propio formulario, sus propios requisitos y, en varios casos, obligaciones de mantenimiento continuas. Nadie en la junta directiva tiene tiempo, y el asunto se queda en un «ya lo miraremos» eterno.

El problema no son las ayudas: es tramitarlas y mantenerlas

Si habéis llegado hasta aquí, la conclusión se dibuja sola. Existe un paquete de publicidad, software y herramientas capaz de quitarle a una asociación buena parte de sus gastos de funcionamiento digital, y está documentado y disponible. Lo que no existe en la mayoría de entidades es la persona que lo tramite, lo configure y lo mantenga: Ad Grants suspende cuentas que incumplen sus normas de actividad, las validaciones caducan y hay que renovarlas, y una herramienta mal configurada acaba abandonada al poco tiempo. Las ayudas no fallan por inexistentes; fallan por huérfanas.

Por eso en Medical Marketing tenemos un programa de ayuda sin coste para ONGs y asociaciones del ámbito de la salud: tramitamos estas ayudas —empezando por Google Ad Grants— y las mantenemos en marcha para que no se caigan, sin coste para la entidad. Si vuestra asociación es de pacientes o trabaja en salud, escribidnos y os diremos qué os corresponde y por dónde empezar.

Preguntas frecuentes

¿Qué regala Google a las ONGs?

Tres cosas principales: Google Ad Grants, con hasta 10.000 dólares al mes en anuncios de búsqueda para entidades validadas; Google Workspace para ONGs, con correo y ofimática gratis o con grandes descuentos según el plan; y el programa de YouTube para organizaciones sin ánimo de lucro, con funciones extra en el canal. Todos exigen acreditar la condición de entidad sin ánimo de lucro, normalmente a través de la validación de TechSoup.

¿Qué es TechSoup y para qué sirve?

TechSoup es la organización que verifica que una entidad es realmente sin ánimo de lucro para que las tecnológicas no tengan que hacerlo una a una. Os registráis con los datos legales de la entidad, aportáis la documentación (estatutos, inscripción registral, NIF) y, una vez validados, esa acreditación abre la puerta a los programas de Google, Microsoft, Canva, Adobe, Salesforce y muchos más.

¿Puede una asociación pequeña acceder a estos programas?

Sí. La mayoría de los programas no exige un tamaño mínimo, ni presupuesto, ni empleados: exige ser una entidad sin ánimo de lucro legalmente constituida e inscrita en el registro correspondiente. Una asociación de pacientes llevada por voluntarios puede validarse en TechSoup igual que una gran fundación. Cada programa tiene sus matices y alguno excluye ciertos tipos de organización, así que conviene leer las condiciones vigentes de cada uno.

¿Cuánto cuesta tramitar estas ayudas?

Los programas en sí son gratuitos o con descuento: ese es su sentido. El coste real es el tiempo: reunir la documentación, pasar la validación, solicitar cada programa por separado y, sobre todo, mantenerlos después, porque varios exigen actividad y cumplimiento continuos. Para entidades del ámbito de la salud, nuestro programa de ayuda a ONGs se encarga de la tramitación y el mantenimiento sin coste para la entidad.

¿Qué pasa si consigo Google Ad Grants y no lo uso?

Google exige que la cuenta esté activa y cumpla sus normas de calidad: campañas en marcha, anuncios relevantes y una web que funcione. Una cuenta abandonada o que incumple los requisitos acaba suspendida. No es un drama definitivo, porque puede reactivarse corrigiendo lo que falla, pero ilustra el punto clave de estas ayudas: no basta con conseguirlas, hay que mantenerlas vivas.